業務改善で残業削減を実現する方法とは？

著者: 顧問バンク編集部／公開: 2021年7月15日／最終更新: 2022年9月15日

業務改善

企業によって業務改善に取り組む目的は異なりますが、残業時間をできるだけ削減したいと考え、取り組んでいる企業も多いです。そこで、残業時間が減らない原因や、残業時間を削減することのメリットなどについて紹介しましょう。

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働き方改革により時間外労働の上限が制定

残業は時間外労働であり、会社が定めた所定労働時間もしくは労働基準法によって定められた法定労働時間を超えた時間に労働を行うことをいいます。残業時間が増えると従業員への負担が大きくなってしまう為、2019年4月1日から労働基準法に「時間外労働の上限規制」が追加されました。これは国が行っている働き方改革の一環です。

法定労働時間における時間外労働の上限規制では、年間の時間外労働は720時間以内と定められています。更に、時間外労働＋休日労働については、月100時間未満、2～6ヶ月平均は80時間以内としなければなりません。

もし、違反した場合は、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられるおそれがあります。

こういった影響を受け、業務改善による残業削減に取り組む企業が増えました。従業員を管理する立場にある方は、時間外労働の上限を越えないように注意していかなければなりません。

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残業時間が減らない原因

残業時間を減らすための取り組みに挑戦してはいるものの、なかなか効果が出せず苦戦している企業も多いです。その理由として、以下のようなことが挙げられます。

一人あたりの業務量が多い

従業員それぞれが担当する業務量が多すぎると、残業につながりやすくなります。企業の中には従業員が足らず、二人で対応するような業務を一人に任せなければならない状況になっているところもあるでしょう。

一個人で対応できる以上の仕事をお願いすることになるので、どうしても残業しなければ対応できません。その中で残業時間を減らすようにお願いしても、なかなか難しい話です。

能力に合った業務が割り振られていない

仕事の量自体はそれほど多くなくても、その人の能力に見合っていない業務を割り振っている場合は時間が余分にかかります。個人によって能力は大きく変わる為、じっくり見極めていかなければなりません。場合によっては他の人と業務を変えてもらうなどの対応も必要です。

勤怠管理が整備されていない

従業員が出社・退社時間を正しく入力・登録していないなど勤怠管理が適正にできていない場合、どれくらい残業が発生しているのかわからなくなることがあります。そのような状況で、残業削減のための取り組みに力を入れるのは難しいため、結果として残業時間を削減するのが難しくなります。

在宅勤務によるコミュニケーション不足

新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、在宅勤務を取り入れる企業が増えてきました。しかし、会社で顔を合わせて働くのとは異なり、在宅勤務はコミュニケーション不足に陥りやすい傾向があります。

これにより報連相が効率良く行えなくなり、無駄に時間がかかっているケースがあります。各作業の報連相に時間がかかれば、労働時間が増え、それだけ残業につながりやすくなります。

仕事の属人化

多くの仕事が属人化されている状況だと、他の人が業務を担当する際に確認の時間がかかります。業務効率も悪くなり、残業につながりやすい原因の一つです。

残業を削減することのメリット

時間外労働の上限に達するかどうかは関係なく、残業が多い場合は改善を目指しましょう。残業を削減することにより以下のようなメリットがあります。

生産性の向上

残業で疲れてくると、当然ながら生産性が低下します。業務改善により無駄なポイントを見直したり、工程をカットしたりすることが重要です。

無駄な業務を省き、時間効率が良くなることで残業の可能性が低くなるほか、生産性の向上も期待できます。

コスト削減

業務改善で時間効率が良くなれば、その分コストの削減につながります。人件費カットになるだけでなく、残業時にかかる電気代などの光熱費を削減できるのもポイントです。

ワークライフバランスの充実

残業が多いと生活を充実させることが難しくなります。生活を充実させられない働き方だとストレスが溜まったり十分に休めなかったりして、不満を感じる従業員が増えてしまうことでしょう。これが生産性やモチベーションの低下、さらには離職につながってしまう恐れもあります。

従業員が仕事と生活の両方を充実させられるように、業務改善でワークライフバランスの充実を図ってみてはいかがでしょうか。

離職率が下がる

近年の傾向として、残業の多い会社には、できれば就職したくないと考える方が多いようです。残業過多の状況では働いている従業員の離職につながる恐れもあるため、業務改善による残業時間の削減で離職率の低下につなげることもできるでしょう。

過労死のリスク減少

無理な残業は過労死にもつながるケースもあります。社内で過労死が発生すれば、会社の評判が大きく落ちることが予想できますし、従業員からの不信感も募ってしまいます。

さらには労働者家族から損害賠償を請求される可能性なども高いです。過労死のリスクを抑えるためにも残業を削減し、安心して働ける職場づくりを目指しましょう。安心して働ける職場を実現できれば、採用活動の際に優秀な人材が集まりやすくなることも期待できます。

残業削減につながる業務改善施策

具体的にどのように残業削減を目指していけば良いのでしょうか。

勤怠管理システムやITツールの導入

勤怠管理システムを導入し、労働時間を正確に記録しましょう。残業時間が多い社員にはそれをもとに注意喚起ができます。

また、ITツールを導入し、業務で自動化できるところを増やすのも効果的です。

ノー残業デーの導入

残業を禁止するノー残業デーを導入するのも効果的です。何が何でも定時までに仕事終わらせようという気持ちが定着していけば、日々の残業削減にもつながります。

繁忙期などは難しいので、いつをノー残業デーとするかよく検討したうえで決定しなければなりません。

業務マニュアルの整備

業務マニュアルがなく、何か作業するたびに確認や相談が必要になると時間がかかります。業務マニュアルをしっかり整備し、効率よく仕事に取り組めるような工夫が必要です。

残業事前申告制度の導入

残業に慣れている社員の中には、「定時で終わらなかったら残業すればいい」という考えを持っている方がいます。意識の改革が必要なので、残業をする場合はあらかじめ管理職に申請してもらいましょう。

業務が終わらないという理由では申告しづらいと感じる方が多く、残業を減らす効果が期待できます。

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残業削減に成功した事例をご紹介

実際に業務改善をし、残業時間を減らせた事例についてご紹介しましょう。

従業員と一丸になって業務改善を行った事例

神奈川県にある倉庫業者「株式会社コープデリバリー」の事例です。3年以内に残業をゼロにする目標を掲げ、業務改善を行うことを決めます。

全社員にアンケート調査を行い、残業の発生要因がコミュニケーション不足にあると突き止めました。

コミュニケーション不足を解消して、相互に助け合えるような取り組みを行ったそうです。その結果、約1年間の取り組みで残業時間を前年比55％減少させたほか、残業代は約580万円削減できました。この結果を受け、1人あたり17.5万円を還元したそうです。

【参考】 https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/H30/PDF/chusho/04Hakusyo_part2_chap2_web.pdf

定型業務を自動化することにより残業時間を短縮できた事例

岡山県で調味料の製造・販売を行っている「キミセ醤油株式会社」の事例です。きめ細やかな営業活動を行っていたところ、従業員の退社時間が遅くなるようになってしまいました。

そこで、営業日報の数字を自動集計できるシステムを取り入れたそうです。他にもコールセンターで電話をかける顧客を自動抽出するシステムなどを実装しました。他にも様々な取り組みを行ったところ、残業時間が1人当たり月3時間6分減少したそうです。

【参考】 https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2021/PDF/chusho/04Hakusyo_part2_chap2_web.pdf

残業時間削減は双方にとってメリットがある

全力で業務に取り組んでいたとしても、残業しなければ間に合わないケースもあります。担当している業務が多い、業務の中に無駄があるものの改善できないなどが理由です。業務改善を行うことにより、これらの問題を解消することができるので、ぜひ取り組んでみてはいかがでしょうか。

企業側にとっても従業員にとっても、残業時間削減はメリットが大きいです。