企業の永遠の課題「コスト削減」の秘訣とは?実現するポイントと注意点について | 顧問バンク

コラム

企業の永遠の課題「コスト削減」の秘訣とは?実現するポイントと注意点について

右肩上がりに「売上」を伸ばしている成長企業において、悩みの種となるのは「利益」です。「売上が増加しているのに、思ったほど利益が出ていない」という課題に直面している経営者の方も少なくないでしょう。売った分だけ増える売上とは異なり、利益を向上させるにはリソースのマネジメントが必要です。売上に比例して利益も増えるような効率の良い経営を行ううえでは、「コスト削減」の意識が欠かせません。

しかし、ただやみくもに「人件費を削ろう」「原価をかけないようにしよう」という方針を立てても、期待通りの結果は得られないでしょう。コスト削減を実現して利益体質の企業になるには、いくつか押さえておくべきポイントがあります。

コスト削減とは?意味や目的を確認しましょう

コスト削減を行う理由はただ1つ。企業の利益を最大化するためです。企業の利益率を高めるには「売上の増加」が欠かせませんが、売上が順調に増えてもそれに伴って経費が多くかかってしまうと、利益が相殺されてしまうこともあります。粗利(粗利益)は売上高から原価や労務費、外注費、経費などを差し引いて求めるもの。よってこのような場合は、経費の削減に努めることでも増益が望めるのです。

しかし、コスト管理を実践するうえでは注意すべきこともあります。それは、むやみやたらなコストカットによって事業がうまく回らなくなったり、社員の労働意欲が低下したり、売上が下がったりするような負のスパイラルに陥るリスクもあるということ。思い切ったコスト管理に踏み切った結果、逆に利益が下がってしまうようでは本末転倒です。

コストには、商品の仕入れや製造にかかった費用のほかに労務費も含まれます。無駄な業務を減らせばそこに使う想定だったリソースを別の作業に充てられるので、経営陣や管理職が中心となって必要な業務と無駄な業務の仕分けを行うことが重要です。無駄を排除すれば労務費や経費を削減でき、利益の創出につながるでしょう。

仮にスタッフが不必要な作業をしていたとしたら、その分だけ労務費が無駄になってしまいます。外注費や商品の仕入れ原価といった「目に見える費用」だけでなく、労務費などの「目に見えにくい費用」も意識しながらコストの最小化を目指すのが、コスト削減の正しい在り方と言えるでしょう。

主なコストの種類

事業の展開には、様々なコストがかかります。コスト削減の前に、どのようなコストがかかるか把握しておきましょう。代表的なコストとして以下のモノが挙げられます。

【事業展開にかかるコスト】

  • 人件費
  • オフィスコスト
  • 採用コスト

それぞれについて説明します。

人件費

人件費は、従業員に支払う給与や賞与、各種手当、退職一時金、福利厚生費などをまとめたコストです。
人件費を売上で除して求める人件費率(=人件費÷売上×100)は業種により異なりますが、一般的な企業では様々なコストの中で最も大きなウェイトを占めます。業種別に人件費率のおおまかな目安を示すと以下のようになります。

【業種別人件費率の目安】

  • 製造業:20~40%
  • 建設業:20~30%
  • 卸売業:5~15%
  • 小売業:15~30%
  • サービス業:35~45%

※実際の人件費率は、企業により大きく異なります。あくまでも目安とお考え下さい。

人件費には、給与・賞与だけでなく各種手当、福利厚生費なども含まれます。アイデア次第で、人員を減らさなくても人件費を削減することは可能です。

オフィスコスト

オフィスコストは、オフィスの家賃、什器のリース代、コピー代、通信費、光熱費、内装費などをまとめたコストです。オフィスコストの大きさは、オフィスの規模に比例する傾向があります。削減すると、中長期にわたり効果が持続するケースが少なくありません。

採用コスト

採用コストは、求人広告費、職業紹介事業者に支払う成功報酬、説明会の運営費用、内定者の研修費用などをまとめたコストです。
厚生労働省が実施した調査によると、民間職業紹介事業者を利用した場合の平均採用コストは51.8万円/件、インターネットの求人情報サイトを利用した場合の平均採用コストは29.6万円となっています。
ちなみに、正社員採用において民間職業紹介事業者は2番目、求人情報サイトへの掲載は3番目に多い採用方法です(1番目は公共職業安定所)。人手不足を受けて、採用コストは上昇傾向にあります。

参考:厚生労働省:職業紹介事業に関するアンケート調査結果の概要
https://www.mhlw.go.jp/file/05-Shingikai-11601000-Shokugyouanteikyoku-Soumuka/0000080353.pdf

コスト削減を実現するポイント5つ

コスト削減を実現させるために、具体的に以下の3つの取り組みを行いましょう。

取り組み1:業務の標準化

業務の標準化とは、「この人しかできない」という仕事をなくすことです。特定の人しかできない業務は、その人がいなくなった際に大きなトラブルや混乱を引き起こしかねません。それと同時に、特定の一個人だけが行える業務があるというのは、その人のやり方が最適であるかどうかの客観的な判断がなされていないことの裏付けでもあります。

そうした状況を変えるには、業務の進行ややり方を検討し、最善の方法(仕組み)を策定する必要があります。そのうえで、誰がその仕事を引き継いでも同じクオリティで業務を行えるようマニュアルを完備することも大切です。

取り組み2:業務効率化

業務の効率化はさまざまな施策によって実現できますが、もっともスピーディーに実施しやすいのが、業務のIT化でしょう。これまで紙ベースで行っていた業務を「ペーパーレスにする」「クラウドサービスを活用する」「チャットシステムなどを利用する」などで変えれば、格段に業務効率化が進みます。

また、「無駄な会議をやめる」「社内稟議の内容・フローを簡略化する」「アウトソーシングを利用してコア業務に専念する」といった施策も業務効率化につながるでしょう。

取り組み3:オフィスコストの削減

オフィスコストとは、光熱費や通信費、家賃など事業活動における雑費の総称です。事務所の活用を見直して、スペースの有効活用をすることもオフィスコストの削減に含まれます。

例えば、紙ベースで行っていた業務をIT化することは、紙やインクといったオフィスコストの削減にも役立ちます。さらに、企業内の座席をフリーアドレスにしたり、リモートワーク対応にしたりすることで、スペースの有効活用や光熱費の削減につなげることもできるでしょう。

取り組み4:通勤コストの削減

テレワーク、Web会議システムなどを導入することで通勤コストを削減できます。出社の必要がなくなるからです。通勤コストの削減には、他のメリットもあります。具体的には、通勤ラッシュによる心理的・肉体的負担を軽減できます。フレッシュな状態で働けるため、生産性が向上するかもしれません。また、出社する社員の人数が減れば、規模の小さなオフィス(=家賃の安いオフィス)へ移転することも考えられます。コストを削減したい企業が、積極的に検討したい取り組みといえるでしょう。

取り組み5:働きやすい環境整備

社員が働きやすい環境の構築も、コスト削減につながる可能性があります。定着率が高まるため、採用コストを抑えられるからです。社員が働きやすい環境として、給与が高い、残業が少ない、休暇を取りやすい、社内の風通しが良いなどの条件が挙げられます。離職原因を分析して、欠けている点がないか確かめるとよいでしょう。また、求職者とのミスマッチを減らすことも重要です。すぐに辞められると、採用活動をやり直すことになります。ミスマッチは、求人票の内容を充実させることや労働環境を積極的に発信することなどで防げます。社員が納得して働ける環境を構築しましょう。

コスト削減を実現するための手順

コスト削減のポイントが分かったところで気になるのが、コスト削減の手順です。続いて、コスト削減を実現する具体的な手順を紹介します。

手順1:現状のコスト把握

最初に、現在かかっているコストを把握します。全体像を把握しないと、課題を発見して優先順位をつけられないからです。すべてのコストを洗い出して、各コストの構成を明らかにします。さらに、それぞれのコストについて削減の可能性を評価します。

手順2:目標値の設定

現状のコストを把握できたら、具体的な目標値を設定します。目標値は、自社の各部署でかかっているコストを比較して一定の水準を決定することや競合他社の水準をもとに設定することができます。

手順3:削減プランの作成

目標値を設定したら、達成するための削減プランを作成します。削減プランは、プラスの効果だけでなくマイナスの効果まで考えて作成することが重要です。
例えば「人件費を削減するため福利厚生費をカットしたところ社員のモチベーションが著しく低下して業績が悪化した」などの影響が現れることがあります。削減プランの内容には、十分な注意が必要です。

手順4:プランの周知

次に、削減プランを社内に周知します。担当者だけの力では、社内全体のコストを削減することはできないからです。ポイントは、現在かかっているコストと目標値を示したうえで削減プランを提示することといえるでしょう。必要性を理解できるため、取り組みへのモチベーションが高まります。また「室温は○○度に設定してください」などのように、具体的に行動を促すことも重要です。

手順5:プランの実施・結果の分析・検証・改善

社内全体に周知できたら、削減プランを実施します。さらに、結果の分析・検証に取り組み、課題を見つけて改善します。つまり、PDCAサイクルを回すのです。結果の分析・検証は、数カ月単位などのように、定期的に行うと状況を把握しやすくなります。成功・失敗に関わらずPDCAサイクルを回して、削減プランの質を高めていくことが重要です。

コスト削減に成功した事例をご紹介

ここからは、コスト削減に成功した具体的な事例を紹介します。

節電に取り組んだK社

宿泊業を営むK社は、光熱費の増加による収益悪化に悩んでいました。光熱費削減のため導入したのが、省エネ性能の高い空調機器・変圧器・業務用給湯器です。また、これらを導入するだけでなく、次の対策にも取り組みました。

【K社の取り組み】

  • 光熱費削減が経営に与える影響を従業員に説明
  • 電力消費量が多い時間帯の設定温度を見直す

以上の取り組みを行った結果、前年度に比べ25%の光熱費削減に成功しています。成功のポイントは、省エネ性能の高い機器を導入するだけでなく、社長が中心となり従業員の節電意識を高めたことといえるでしょう。

参考:https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11200000-Roudoukijunkyoku/0000206185.pdf

時間外労働削減に取り組んだA社

運送業を営むA社は、残業代の増加に悩んでいました。時間外労働を減らすため、以下の取り組みなどを行っています。

【A社の取り組み】

  • 時間外労働の事前申請
  • 業務の平準化

時間外労働を事前申請制にすることで、管理者が緊急度の低い業務を翌日に回すように指示することや緊急度の高い業務を手の空いている社員に割り振ることができるようになりました。業務の割り振りを可能にしたのが業務の平準化です。人材ローテーションを計画的に行うことで、多くの社員が同じ業務を行えるようにしています。これらの取り組みを行った結果、A社は時間外労働と残業代の削減に成功しています。

参考:https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/kinrou/dl/120703_01.pdf

業務管理システムを導入したC社

情報サービス業を営むC社は、日報作成業務と出退勤管理業務が重複している課題を抱えていました。改善策として導入したのが、勤怠管理システムと部門間におけるスケジュールの共有です。別々に行っていた日報作成と出退勤管理をまとめることで、両業務の作業時間を月平均で6時間削減しています。また、社員の残業時間を簡単に把握できるようになったため、必要な指導を行えるようにもなっています。C社の対策は、業務効率の改善ならびに残業代の削減につながっているといえるでしょう。

参考:https://www.mhlw.go.jp/content/000623756.pdf

コスト削減を考える際の注意点

コスト削減を考える際、重要なのは社員に過度な負担を強いないことです。「経費削減を行うように」「無駄なコストをカットせよ」などと上から押し付けるだけでは、社員にコスト削減の意識が浸透しないばかりか、反発を生んでしまうこともあります。

IT化を進める、アウトソーシングを導入するなど、新たなコスト削減案を実行に移す際は、「なぜそれを行うのか」「それによってどのような効果を得たいのか」「それが社員にとってどのようなメリットになるのか」を事前に明確にしたうえで全社に向けてリリースすることも必要です。

経営者や管理職だけがコスト削減を意識するのではなく、社員一人ひとりに意識を浸透させることと、継続してコスト削減に取り組むことが大切です。

コスト削減コンサルをお考えの方は、経験豊富な顧問にお任せください

コスト削減の成果を社員が実感し、メリットがあると感じられれば、自然と企業全体が利益体質に変わっていくでしょう。コスト管理における良いサイクルを作り上げるには、手順を間違えず、的確なプランを立案する必要があります。他の改革とセットで行うことで社員に負担を押し付け、結果としてコスト削減自体もたいした成果を得られずに終わる――という最悪のシナリオは避けなければなりません。

コスト削減の失敗を防ぎ、効果的に進めていくには、外部の専門家によるコンサルティングが有効です。コスト管理に知見のあるコンサルタントを活用すれば、「最小の労力で最大のメリット」を得ることも期待できます。

顧問バンクには、コスト管理・コスト削減に詳しい顧問が多数在籍しています。「外部コンサルタントに依頼したいがコネクションがない」「自社に適した顧問が見つからない」という方はぜひご相談ください。

   

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