コラム
業務に関連する人材配置やモノ、コスト、情報の流れ、取り扱い方を見直すことで、組織の生産性を上げること、それが業務改善です。ただし、「言うは易く行うは難し」で、業務改善の具体的な取り組み方を考え、行動に移すのは決して簡単ではありません。そこで、今回は、業務改善を実践するための具体的なアイデア、事例をご紹介していきます。
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目次
近年では、どの業種の企業でも業務改善に力を入れています。それは、業務のプロセスや内容を精査することにより、複数の波及的な効果が得られるからです。例えば、業務にかかる時間を短縮する手段には業務のマニュアル化があります。マニュアルがうまく機能すれば、今まで属人的だった業務を経験の浅い社員やアルバイトにも任せることができ、有能な社員がより付加価値の高い仕事に専念できます。また、生産性が向上するので売上や利益が向上するだけでなく、不要な残業を避けられるなどのメリットももたらされます。
ただ、冒頭でも述べたように、業務改善をどう進めるか具体的な取り組み方を知らないために、掛け声だけで終わっている企業や組織も少なくありません。では、次に業務改善をどう進めるか、その基本的な流れを簡単に押さえておきましょう。
まずは、何か問題となっている業務はないか、非効率な作業はないかなど、現場に対してヒアリングを実施し現状を把握します。モノの置き場所や作業の順番を入れ替えるなどで簡単に解決できる課題が見つかるかもしれません。
STEP1で明らかになった問題に対して、なぜそのような事態が生じているのかを「なぜなぜ分析」で追い詰めていきます。また、その問題の影響が別の現場や作業に悪影響を及ぼしていないか、負の波及についても洗い出しを行います。
洗い出された課題について改善計画を作成します。なお、主な改善方法には「排除・停止」「標準化」「変換・代替」があります。明らかに無駄な作業、工程なら排除・停止を検討し、業務の手順やルールが不明確であることが障害となっている場合は標準化を、それでも打開できない課題に対しては別の方法を検討します。
なお、改善計画では明確な目標設定が重要です。例えば、月の残業時間を半分に減らすといった具体的な数値目標＝KPIを設定しましょう。
作成した改善計画に沿って具体的な施策を行います。「絶対にこうしなければならない」と思うとかえって動きにくくなるので、目標と現状を照らし合わせながら、状況に応じて柔軟に方法を調整しましょう。
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手順の次は、業務効率を改善するための具体的なアイデアを6つご紹介します。1～6までのアイデアを適宜組み合わせて、相乗効果を狙いましょう。
上述した改善方法のうち「排除・停止」にあたるものです。無駄な会議や無駄な資料、無駄な習慣が業務に支障を与えていないか徹底して洗い出し、排除・停止を行います。
業務の流れがスムーズでなく、生産性が阻害されているような状況では作業の優先順位が整理されていないことが少なくありません。スケジュールを見直し、一つひとつの作業に優先順位を付けましょう。
主にWordやExcelなどを用いた事務作業では、複数の作業を一つのコマンドで完結できるようマクロを可能な限り利用します。何度も繰り返し行う作業では、一度設定を行うだけで部署やチームの生産性が飛躍的に向上します。
上述した改善方法のうち「標準化」にあたる施策です。中小企業では現場の業務が属人的であったり場当たり的であったりして、無駄やムラが発生していることが少なくありません。こうした状況を打開するには業務マニュアルを作成し、情報を共有化することが重要。ただし、マニュアルの書き方は誰もが読んですぐ理解できるものでなくてはなりません。もちろん、再現性も大切です。
作業手順などを含む一連の業務について全体の流れを表現したフローチャートを作成し、現場に掲示します。とくに日ごと、週ごとなどに業務内容が変わるような現場ではこうした情報共有は重要です。
人には得手不得手があります。もし現場で適材適所が行われていないと、「不得手」が表面化して作業スピードが効率に支障を来します。こうした場合は、人事と連携して人材の再配置を検討しましょう。上述した改善方法のうち「代替・変更」に相当する施策です。
業務改善はスマートに実践することが大切です。せっかく業務の無駄を省こうとしているのに、余計な会議に時間を割かれたり、意思疎通や決定に時間がかかっていたりしては、改善どころではありません。こうした問題を回避するためにITを積極活用しましょう。
社内にグループウェアを導入して、メール、スケジュール、掲示板などのツールを駆使すれば、こうした無駄の大部分を排除して、コミュニケーションにかかる時間や労力を格段に削減できます。
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一口に業務改善と言っても、総務や会計など事務系の現場、営業現場、生産現場で取り組むべき課題や内容は変わってきます。基本的な進め方やアイデアは前述した通りですが、それを現場に正しく落とし込むには、やはりその現場で改善に取り組んできた専門家のアドバイスが不可欠です。
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