コラム
自社の業務改善をしたいと考えた際、すべて自社で行ってしまうのではなく、外注する方法もあります。事前に外注することで得られる効果や、おさえておきたいコツについて理解しておきましょう。
どういった考えで依頼すれば良いのか、全体的な流れはどうなっているのかについても解説します。
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目次
業務改善を外注することによって得られる、具体的な効果についてご紹介しましょう。
専門的な知識がないと具体的な業務改善案を作成するのが難しいため、自社で業務改善案を作成して業務改善に取り組もうと考えた場合、予想以上に時間がかかってしまいます。一方、外注をすれば業務改善のために社員を割り振る必要がなくなるため、コストを削減できます。
自社では効率的、必要だと感じて行っている項目だったとしても、専門家から見ると改善できたり、不要だったりする項目があります。専門的で客観的な目線で業務改善を考えてもらうことにより、自社内では気づけなかった点の気づきにつながるのが大きなメリットです。
社内で専門的に業務改善を検討、実行していく部署を立ち上げようと考えている企業もあるのではないでしょうか。ですが、専門的な知識やスキルが身につくまでには時間がかかりますし、今すぐ業務改善に取り組みたいと考えた際に効率が良いとはいえません。
外注すれば、すぐにでも専門的な知識を持った顧問やアドバイザーが力になってくれるので、時間効率が良いのは大きな魅力です。
業務改善を外注すれば、本当に必要な時だけ依頼することができるので、自社内で専門的な部署を作る必要がなくなります。特に、限られた人数の中で仕事をしている場合、その中から業務改善にあたる社員を選ぶのが難しくなってしまうケースもあります。外注できることは外部に任せ、社内の人間は専門的でより重要な業務に取り組んでもらいましょう。
社員に普段の業務に加えて業務改善案を作成してもらっている企業もありますが、通常の業務が滞ってしまう可能性があるので注意が必要です。
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業務改善を外注する場合、まずは以下、3つの業務内容の明確化を図りましょう。
企業によって、具体的にどのような業務改善を行わなければならないかが異なります。全体をまとめて改善しようと考えるのではなく、まずは各業務内容を明確にし、それぞれ担当者が内容を整理しましょう。一つずつ業務内容を整理することによってどういった形での業務改善が必要なのかが見えてきます。
また業務改善を行う際には、必ず具体的な数字を意識して実践することが重要です。
例えば、社員が200人いる会社で、1人当たり月工数を10時間削減することができたとしましょう。
個人の時給を1,000円とした場合「200人×10時間/月（￥1,000/時間）を削減可能＝200万円分の削減」と計算できます。
もし、300万円分削減したいと考えているのであれば更に月工数を削減する必要がありますし、このあたりは目標に応じて調整が必要です。
業務改善を行う前に、そもそも何のために改善をしなければならないのか、しっかりおさえておくことが重要です。業務改善によって以下のような効果が期待できます。
近年、少子高齢化の影響を受けて労働人口が減少し続けています。企業としては限られた労働人口の中からできるだけ優秀な人材を獲得するため、様々な工夫を行わなければなりません。ですが、どの企業も工夫をしながら人材確保のための取り組みを行っているため、ライバル企業の上をいく取り組みが必要です。
企業のあり方として、今後は優秀な人材の確保及び定着率の向上を図ることが大切といえますが、そこで重要になるのが働きやすい環境を整えるということです。
就職先、転職先を探している求職者の方々の中には、働きやすい環境か否かを重視して職場選びをしている方が多くいます。他社に比べて休みを取りづらい、残業が多すぎるなどの問題を抱えている場合、優秀な人材のライバル会社に流れてしまう恐れがあります。
業務改善でこういった問題を解消することができれば、優秀な人材を確保しやすくなるだけでなく、定着率向上にもつながるでしょう。
企業の中には業務を行ううえで重要な手法やノウハウが企業ではなく、人に蓄積しているケースがあります。もし、団塊の世代がこれらを有していた場合、その社員が定年退職を迎えると同時に必要な手法やノウハウが失われしまう恐れがあるのです。
このように業務の知識や詳細内容、進め方が特定の人でなければわからない属人化された状態を解消しましょう。誰でも業務に必要な知識や進み方を理解している「標準化」を目指すことが重要です。
実際に業務改善を外注しよう考えた際、依頼前におさえておきたいポイントがあります。特に重要なことを3つご紹介しましょう。
現在の業務項目について、できるだけ細かく棚卸しを行いましょう。棚卸し作業をすることによって、ここはもっと改善できるのではないか、無駄ではないかといったポイントに気づくことができます。
また内容によっては自社で行うよりも、外注をしたほうが効率の良いものも出てくるので、その場合にかかる費用などについても確認しておきましょう。各工程にどの程度の時間がかかるのかについても確認が必要です。
棚卸しを行った業務項目に優先順位をつけていきます。これを行うことにより特に重視しなければならない項目や、これまで無駄に時間をかけていた項目などが見えてくるでしょう。
依頼内容について具体的にしておく必要があります。例えば、現状を洗い出し、問題となっている業務や非効率に感じている業務がある場合は、それらを把握したうえで依頼内容について考えるようにしましょう。業務改善を行ううえで何が問題なのかわからず苦戦しているような場合は、専門家に一から相談することも可能です。
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外注・外部に業務改善を依頼する際には、以下のような流れで進みます。
上記のうち、企業側が準備する項目は1～3までです。自社で業務改善を行う場合、マニュアル作りに苦戦してしまうケースがあるのですが、外注すれば詳細なマニュアルを作成してもらうことができるため、安心です。
全員がわかりやすい形でマニュアルを作成してもらえば、具体的に何をどのように改善すれば良いのか各社員が明確に理解できます。
業務改善を外部に依頼することによって得られる効果やメリットなどについて解説しました。外注せず、自社内で業務改善に取り組む企業も多いですが、これまで自社で正しいと思ってやってきたことの中から問題点を探すのはなかなか難しいことでもあります。
外注すれば専門的な知識を持ったアドバイザーが改善すべき業務についてアドバイスしてくれるので、効率的に業務改善に取り組んでいくことができるでしょう。
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