コラム
経営している会社の業務効率が悪い、生産性に問題があると感じているのであれば、業務改善に取り組みましょう。実際に業務改善に取り組む際におさえておきたいポイント、具体的な方法などについてご紹介します。
成功事例や業務改善を行ううえで役立てたい助成金制度についても参考にしてみてください。
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目次
大企業に比べると、中小企業のほうが業務改善をスムーズに進めていくことが可能です。その理由として、以下が挙げられます。
実際に業務改善案を作成し、様々なポイントで改善に取り組むことになった際にも、中小企業は有利に進めやすいです。大企業だと社員の数が多く、全員に改善内容が浸透するまでに時間がかかります。
大企業よりも社員数が少ない中小企業であれば情報共有もしやすく、結果的に業務改善がスムーズに行えることが多いです。
中小企業は業務改善案を作った際、すぐに意思決定につなげられるのが魅力です。大企業になればなるほど、組織が複雑になり、管理職層が増えます。そのため、業務改善案を出しても上層部まで話が通るのに時間がかかったり、役員会議に通してもらって決裁を仰いだりする時間が必要です。
一方、中小企業であれば経営権を握っているのは社長であることが多いため、社長さえ認めてくれればすぐにでも業務改善案を実践できます。
しかし、中小零細企業の社員たちは兼務も多いことから、社長に認められた業務改善案を実践しようにもなかなか時間が取れないことがあります。そういった場合は顧問をうまく活用するなど対応してみてはいかがでしょうか。
中小企業が業務改善を行おうと考えた場合、いくつか先におさえておきたいポイントがあります。以下のことに注目してみてください。
業務改善を行ううえで欠かせないのが、業務の見える化です。ひとつひとつのステップを見える化することにより、無駄になっているポイントに気づくことが可能です。
また、誰か1人に業務が集中している場合、それが明確になります。業務をリスト化するなどして、見える化をしていきましょう。
業務改善によって達成したい明確な目標を作ることが重要です。例えば「月々の残業時間を平均して○時間短縮したい」「時間効率よく業務にあたり売り上げを○％向上させたい」などが挙げられます。
この時、具体的な数字を盛り込んだ目標を作りましょう。数字の目標があると業務改善をしていく中で、どの程度実現できているのかが目に見えてわかります。
担当者個人に業務内容や技術、ノウハウが蓄積している属人化の状態になっているのなら改善が必要です。属人化は個人に技術、ノウハウをためてしまっている状態とも言えますが、他の人とこれらを共有したほうが効率よく業務を進めていくことができます。
一人に任せきりの業務があると、この社員が病気などで休んだ際に対応が難しくなるため、効率が悪いです。
また、営業担当で成績の良い社員がいるものの、その人の手法は誰も知らないといった状況も同様です。
誰でも同じ業務に取り組めるように、マニュアルを作るなどの対策が必要になります。
見える化で業務を洗い出したら、それらに優先順位をつけましょう。
優先順位の高いものから取り組んでいくことにより、時間効率を良くすることができます。
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実際に中小企業で業務改善に取り組んでいくためにはどうすれば良いのでしょうか。 効果的な方法をご紹介します。
ITツールをうまく導入することにより、作業時間を大幅にカットすることが可能です。特に自動化できるものは、ITツールに任せるなど検討してみましょう。
属人化を解消するための取り組みとして、マニュアル作成が効果的です。誰でもその作業ができるようになるマニュアルがあれば、担当者がつきっきりでその業務の指導をする必要がなくなります。また、担当者が休んだとき、他の社員が対応できるようになります。
必ずしも社内の人間が対応する必要がない業務については、社外の人間にアウトソーシングするのも一つの方法です。伝票の入力作業や雑務、経理事務など、アウトソーシング化できるポイントはたくさんあります。
働き方には在宅勤務やフレックス勤務制度、短時間勤務など様々なものがあります。こういった多様な勤務体系を導入することにより、社員が働きやすくなるほか、生産性の向上が期待でき、業務改善につながる可能性が高いです。
実際に業務改善に取り組み、成功した事例についてご紹介しましょう。
兵庫県にある金属製品製造業「兵庫ベンダ工業株式会社」の事例です。職場環境を整備する一環としてテレワークを導入しました。
ですが、出社して業務を行っている従業員と負担の違いが発生し、テレワーカーと現場では温度差が発生していたそうです。
この問題解消のためには相互の連絡が大切と考え、Microsoft365の予定表共有やチャット機能など様々なツールを活用し、情報共有の円滑化に努めました。更に、工場長を中心に、デジタル化を推進する業務効率化のメリットについても丁寧に説明したとのことです。
その結果、現場とテレワーカーとの温度差が回避され、場所に縛られることのない働き方が実現しました。新型コロナウイルス流行時には、すでにテレワークとフレックスタイム制が根づいていたということもあり、新しい勤務体制に移行しやすかったとのことです。
【参考】 https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2021/PDF/chusho/04Hakusyo_part2_chap2_web.pdf
島根県で温泉旅館を営む企業「株式会社鷺の湯荘」の事例です。少ない人数で運営していたこともあり、一人が担当する仕事が多く、業務の効率化が必要だと感じていました。
そこで、サービス業の業務改善に関する研修を受講し、そのノウハウを元に業務改善に取り組むことを決めました。清掃業務をマニュアル化したほか、業務をビデオで撮影して分析、改善点をヒアリングするなどの対策をとりました。また、業務の洗い出しでムダなポイントを発見し、それを改善するための新たな設備を導入することにしたそうです。
結果、平均して1人あたり30分程度残業時間が減り、業務改善に繋がりました。
【参考】 https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/H30/PDF/chusho/04Hakusyo_part2_chap2_web.pdf
中小企業の中には業務改善に取り組みたいけれど、そのために必要な費用が工面できないと悩んでいるところもあるのではないでしょうか。
そういった企業は「業務改善助成金」を役立ててみましょう。業務改善助成金とは、中小企業や小規模事業者を対象とし、生産性向上のための取組を支援するための制度です。
対象となるのは、生産性向上のための設備投資を行い、なおかつ事業場内最低賃金を一定額以上引き上げた場合です。その際に設備投資にかかった費用の一部が助成される制度となっています。
コース区分は、20円コース、30円コース、60円コース、90分コースの4種類です。それぞれ賃金を引き上げる労働者の数によって助成上限額が変わります。
要件などを確認し、該当する場合は利用について検討してみてはいかがでしょうか。
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何か改善しなければならないポイントや問題があると感じているのであれば、業務改善に積極的に取り組んでみるのがおすすめです。中小企業は大企業に比べて業務改善に取り組みやすいといえるので、ITツールの導入やマニュアル作成などを検討してみてはいかがでしょうか。自社内で行うのが難しい場合は、顧問を活用してみましょう。
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