コラム
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業務改善に取り組んだほうが良いと聞いたものの、その必要性や期待できる効果がわからず、前向きに考えられない企業もあるでしょう。
そこで、そもそも業務改善とは何なのか、実施する目的やメリット、全体の流れなどについて解説します。
自社で業務改善が必要かどうか判断する際に役立ててみてください。
目次
業務改善とは、現在企業で発生している課題やトラブル、無駄な作業などを解決することによって生産性を高めたり、仕事環境をより良くしたりしていくことをいいます。
会社の利益を向上させていくためには、安定したスピードと質で商品やサービスを提供していかなければなりません。提供している商品やサービスによって品質にムラがあったり、日によって作業スピードが異なったりするようだと、本来の利益が獲得できなくなってしまいます。
また、働いている社員が業務内容や会社の環境に何か不満を抱えているようだと、モチベーションの低下や離職につながってしまう可能性もあります。
これらの問題を改善するため、業務改善に取り組むことで個人が担当する業務の見直しを図りましょう。顧客には安定した商品・サービスを届けることができ、自社の業績改善にもつなげることが可能です。
業務改善を行っていくうえで欠かせないのが、「QCD」と「4M」です。
QCDとは、Quality（品質）、Cost（コスト）、Delivery（納期）の3つを表す言葉です。 質の高い商品をできるだけ低コストで、なおかつ納期内に納めることで利益向上を目指していくことができます。
業務改善を行う際には、品質・コスト・納期のそれぞれで目標を作り、どの程度実現できているのかを成果判断に役立てましょう。
どれか一つだけ数字や品質が良くなったからといって成功とはいえません。例えば、業務改善によってこれまでよりも高品質のものを作れるようになったけれど、コストが高くついてしまい、商品の製造にも時間がかかるような例です。品質・コスト・納期すべての改善を目指しましょう。
4Mとは、業務をするうえで必要な要素である以下4つの頭文字を取ったものです。
この4つのMにQCDの指標を組み合わせることにより、改善が必要なポイントやどの程度改善できているのかが判断できます。
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業務改善は何のために行うのでしょうか。以下のような目的があります。
現在業務で行っている工程の中で、ムダなものがあればそれを改善することにより、業務プロセスの最適化が期待できます。例えば、毎回担当に確認しながら行っている業務をマニュアル化するなど対策を取りましょう。
また、昔から取り入れているやり方が、時代遅れになってしまっているようなケースもあります。効率よく作業できるツールやマシンを導入したり、古い製品を使っている場合はそれを最新のものにしたりすることによってより大幅に業務プロセスが最適化できることも多いです。
特定の社員しかできない業務や作業を誰でもできるように改善する目的で、業務改善に取り組むこともあります。特定の社員に任せきりになっていた業務も情報共有して手分けすれば効率よく作業できるようになるでしょう。また、担当の従業員が休んだ時に現場が回らなくなる心配がなくなります。
業務改善を実践することにより、これまでよりも効率的な業務に繋がりやすくなります。特に人手が不足している企業は、人数が少ない分効率よく業務を行っていくことが大切です。できる限り無駄を省いて業務に取り組める体制づくりや環境づくりを目指したい場合も業務改善が効果的だといえます。
業務改善で無駄をなくすことにより、短時間で同じ成果を出すことができるようになります。残業を極力減らしたいと考えた場合にも効果的です。
業務改善を行うことにより一人一人の従業員が成果を出しやすくなることから、生産性向上が期待できます。無駄を省いて業務に取り組めればそれだけ効率が良くなるので、経費削減効果も大きいです。また、従業員にとっての負担も抑えることができるので、作業の効率化による労働条件の改善にもつながるのがメリットです。
業務改善で生産性が向上できれば従業員の給与アップも検討できるようになり、従業員のモチベーションを高める結果につながることも期待できます。業務改善は企業側にとっても、従業員にとってもメリットの大きい施策といえます。
業務改善の一般的な流れについてご紹介しましょう。
まず、現在の業務内容を把握するため、一つひとつの作業を細かく書き出して見える化をしていきます。部署単位だけでなく、個人単位でどのような業務を行っているのか書き出しましょう。無駄な業務があれば、この段階でそれに気づくこともできます。
見える化した業務の中から課題を探します。その課題の原因や発生頻度、改善方法などを追及することが重要です。
課題を改善するための目標を作ります。この時「○月までに平均○時間残業時間を短くする」といったように明確な数字を入れた目標を作るのがポイントです。
改善に取り組むべき課題と目標がはっきりしたら、何から優先させるか考えます。改善の難易度と効果から判断し、優先順位を決定しましょう。
どのように改善していくのか考えます。誰が、何に対しどのように取り組んでいくのか明確にすることが大切です。
実際に業務改善を行っていきます。業務改善は従業員が一丸となって取り組まなければならないことが多いので、従業員に対し、自分がすべきことを理解してもらうことも必要になります。
成果について評価します。それをもとにPDCAサイクルを用いて業務改善を繰り返して行きましょう。
それなりに良い結果が出たのに、いつの間にか元に戻ってしまったというケースがあります。定着化させるための取り組みが必要です。
実際にどのように業務改善に取り組んでいけば良いのでしょうか。一例について解説します。
ITツールの中には、業務効率改善をサポートしてくれるものがあります。例えば、工数管理や経費精算、メール機能、マニュアル作成などに役立つツールがあります。自社ではどのようなツールを取り入れれば業務改善、効率化につながるのか検討したうえで導入しましょう。
マニュアルがあれば、誰でもその仕事ができるようになります。そのため、誰が見てもわかりやすいようにマニュアルを作ることが重要です。完成したものを従業員に実践してもらい、わかりづらい部分などは指摘してもらいましょう。それをもとに再度内容を更新していくと、質の良いマニュアル作りにつながります。
業務の中には、必ずしも自社の従業員が担当する必要がないものもあります。
そういったものをアウトソーシングし、社内で行わなければならないもののみ従業員が担当する仕組みにすると良いでしょう。これにより効率よく業務を進めていくことができるようになります。
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現在、会社が全く何の問題も抱えておらず、生産性も高い、さらにはコストの面でも満足しているということであれば、業務改善は必要ないといえます。
しかし、何か問題点がある場合や、より良い会社を目指していきたいと考えている場合は、必要に応じて業務改善に取り組んでいきましょう。
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