コラム
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営業が思うようにうまくいかず、行き詰まっていると感じているのであれば、その原因を突き止める必要があります。なにか問題があれば、それを解消するための業務改善も必要です。そこで、営業の業務改善を行うにあたり、おさえておきたい考え方や、おすすめの施策についてご紹介します。
営業業務における改善の必要性について理解していないという方も確認してみてください。
目次
営業職の方が担当する業務内容は非常に幅広いです。まずは、営業の主な業務内容からおさえておきましょう。
ルート営業とも呼ばれるもので、既存顧客の元を訪問したり、電話やメールでフォローしたりします。ここで顧客からの要望や悩みなどを聞き出し、課題解決できるような自社商品を提案するのも営業の仕事です。
既存顧客はすでに取引のある顧客ではありますが、一度契約が済んだからといってそれで終わりではありません。定期的にお客様へこういったフォローをすることにより、他商品の契約や、より多くの受注に繋がります。
売上目標を達成するために新規の顧客を見つけるための営業活動です。見込みのある企業や店舗に足を運ぶ方法や、電話、メール、インターネットなどにてアプローチを行う方法などがあります。
信頼関係を築くことから始めなければならないため、新規開拓を成功させるのはとても難しいといえます。ですが、既存顧客の解約を防ぐことができない場合もあるので、新規顧客の開拓をしなければ徐々に顧客が減ってしまう可能性が高いです。そのため、非常に重要な業務の一つだといえます。
顧客に対し、製品やサービスを紹介する際に必要となる提案資料を作成します。この提案資料の内容により、営業の成果にも影響を及ぼします。
わかりやすい内容にするのはもちろんのこと、既存顧客・新規顧客ごとに合わせた資料作りも求められます。また、会社によっては見積書や請求書も作成しなければなりません。
顧客に商品を届けるところまでが営業の仕事です。内容が間違っていないか、品質は問題ないかなどを確認したうえで迅速に納品します。
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営業の成績を伸ばすためには、問題点を探し、見つかった問題点は改善していかなければなりません。そのためには業務改善が必要です。
営業職は、他の部署に比べて属人化しやすいと言われています。これは、担当する顧客が多く多忙であることから、他の社員とうまく情報共有する時間が取れない、他の人にノウハウを公開したくないなどの理由が関係しています。
知識やノウハウが個人に属す「属人化」が起こると、後輩の営業担当が育たない、担当の退職時などに顧客の引き継ぎがうまくできないなどの問題が発生します。
営業事務のいない営業現場では提案資料や請求書作成などの内勤業務も担当することになるため、日々とても忙しく働いています。本来営業活動に割くべきだった時間が、内勤業務に充てられてしまうのは好ましい事ではありません。
高度経済成長期にあたる時期は、商品さえ用意しておけばそれだけで売れるようなこともありました。ですが、近年は様々な商品やサービスが登場していて顧客が求めるものも多様化している時代です。
営業担当はそれを理解し、対応していかなければなりません。これまで社内で長年行ってきた従来のやり方では対応しきれない可能性があるので、顧客のニーズに合わせた業務改善についても検討が必要です。
営業の業務改善を行うにあたり、考え方の基本となるポイントは、以下の4つです。
できる限り工程・工数を削減することも重要になります。一つひとつの顧客対応に丁寧に取り組むことも非常に大切ではありますが、それに伴い工程・工数が増えてしまっては効率が悪くなります。
工数を削減するには、例えば、顧客管理に役立つITツールを導入する、PCの単語登録機能をフル活用してメッセージ作成にかける時間を大幅に減らすなどの方法があります。
成約確度の低い案件よりも、高い案件を優先しましょう。問い合わせのあった見込み顧客に対し営業活動を行ったものの、まだ相手が本格的に考えている段階ではなかったというケースがあります。
先に確度の高い案件から対応すれば効率の良い営業活動ができます。確度が定かではない問い合わせが多い場合、オンラインではWebページで紹介するFAQや商品・サービス情報をより詳細なものにしましょう。また、オフラインの問い合わせが多い場合、自社製品やサービスに関するパンフレットやチラシを作製し、理解を深めてもらうのがおすすめです。
情報を充実させることで、より簡単な問い合わせが減るので、確度が高い踏み込んだ内容の問い合わせを中心に受けることができます。
待機時間や移動時間はできる限り削減していくことも効果があります。例えば、顧客先を訪れる際にどのようなルートで移動すれば最も効率よく回れるのかあらかじめリストを作っておきましょう。細かい作業については待機時間を有効的に活用して済ませると効率的です。
また、最近活用する企業が増えているオンライン商談も待機・移動時間を削減することに繋がります。
属人化を解消するためには、複数の営業担当で案件を回すのも効果的です。担当制を取り入れている企業は頻繁に顧客の担当を変えることはできませんが、情報共有の改善を行うなどしてそれぞれ担当している業務について認識を深めましょう。
また、トップ営業の手法をマニュアル化し、全体におろすことによって誰でもできるようにする方法もあります。
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実際にどのような形で業務改善を行っていけば良いのでしょうか。
使えるITツールは積極的に活用しましょう。営業管理や顧客管理に役立つもの、情報共有に役立つものなど、様々なITツールがあります。無料のツールは導入しやすいですが、大切な情報を扱うものなので信頼できるものかについてはよく確認が必要です。
一人で業務を担当するよりも、営業事務といった事務スタッフと分配しながら進めましょう。特に営業職が内勤作業に追われていて営業に出られないといったケースでは、積極的に事務作業を分配していくことをおすすめします。
必ず出社して行わなければならない営業業務でない場合は、テレワークを導入することにより業務改善効果が期待できる場合もあります。新型コロナウイルスの影響もあり「営業は顔を合わせて行うべきもの」という認識も変わってきていると言えるでしょう。
移動時間がなくなる分、その時間を別の営業活動に回すことも可能です。ただし、外に情報を持ち出すことになるので、情報管理厳格化などについても同時に考えていかなければなりません。
実際に営業の業務改善行った企業ではどのような取り組みをしたのかについて、事例をご紹介します。
岐阜県で酒類製造業を営む「有限会社渡辺酒造店」の事例です。 若い世代の日本酒離れなどの影響を受け、成長が鈍化してしまいました。それまでの紙媒体中心の方法から、営業とマーケティングをデジタル化して業務改善を行いました。営業担当の中にはITツールに疎い社員もいましたが、業務時間内に学習時間を設定することにより、ITツールを活用した営業ができるようスキルの底上げを実施されたようです。
他にもアプリを活用してマーケティングを自動化するなどして営業社員一人当たりの商談件数の倍増や受注率アップを目指しています。
【参考】 https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2021/PDF/chusho/04Hakusyo_part2_chap2_web.pdf
宮城県で情報サービス業を営んでいる「株式会社東北システムズ・サポート」の事例です。
従来の営業手法では顧客を増やすのが難しいと感じたことから、最新情報を発信する体験型ラボを開設しました。直接最新式に触れることができるだけでなく、たくさんの製品を常時展示し、単純な製品紹介だけではなく活用方法や技術なども紹介したそうです。
また、導入効果実感のためのデモンストレーションにも力を入れました。その際、顧客から訪問してもらうことにより、営業担当者の客先移動の負担を軽減することができたようです。
製品のデモや商談はオンライン会員システムで実施するなどの取り組みも行っています。
【参考】 https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2021/PDF/chusho/04Hakusyo_part2_chap2_web.pdf
営業は会社の売上を左右する非常に重要な立場にあります。定期的に今の営業業務のやり方がベストであるのか見直し、改善していきましょう。
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