残業時間を削減するには？代表的な施策と取り組みの成果

働き方改革が叫ばれて久しい今日でも、長時間残業が常態化している企業は決して少なくありません。また、表面上は残業ゼロでも社員が仕事を自宅に持ち帰ったり、カフェなどで作業したりといったように悪しき慣習が残っているケースも。

こうした状況が続いていると「残業しなければ業務を回せない」と考えてしまいがちですが、時間当たりの生産性を上げることで、従来通りの業務量を消化することに成功している企業も増えています。ここでは、残業時間削減の手本となる施策をいくつか挙げながら、どうすれば残業を削減できるか、取り組みの方向性を述べていきます。

長時間の残業が発生する原因

高度経済成長期やバブル期までは、残業や休日出勤は会社員にとって「義務」のようなものでした。市場が拡大を続けていた当時は、働けば働くほど社員の給与も上がっていきました。

しかし、景気が後退し市場が縮小すると、企業はより少ない人員で商品やサービスを生み出さざるを得なくなります。すると、どうしても社員一人当たりの業務量が増え、残業や休日出勤が発生してしまうのです。しかし、経済成長期と違って長時間働いても給与や待遇が良くなるわけではないので、社員はただ疲弊するだけという悪循環に陥ります。

この時、営業なら営業、開発なら開発といった本来のコア業務に専念できていればまだ良いものの、書類作成やアポイントといった周辺業務も同時にこなしている場合は、さらに生産性が損なわれます。

こうした職場環境では、会社のプロフィットセンターである営業が、商談や提案といったコア業務に専念できず、十分な成果を上げられないのが実情です。しかし、残業や休日出勤でカバーしようとすれば、かえって社員のパフォーマンスは低下してしまいます。残業や休日出勤は決して生産性向上には寄与しません。そればかりか、自分の能力を生かせない職場に見切りを付ける社員が増え、組織はまさに負のスパイラルに陥ります。

残業を削減する具体的な取り組み

では、残業を減らすにはどのような対策、方法が有効なのでしょうか？　ここでは具体的な事例をいくつかご紹介します。

全社を挙げて残業削減ルールを徹底

早くから20時から22時までの勤務を原則禁止、さらに深夜勤務も禁止しているのは国内有数の商社であるI社。夜間勤務や深夜勤務が必要な場合は事前申請が必要となります。一方で、早朝5時～8時までの勤務を推奨し、深夜勤務と同様の手当を支給。導入後はそれまで30％程度あった残業が5％程度まで減りました。

開発手法を革新して効率的な働き方を実現

システムや業務フローを見直し、業務の効率化を実現したインターネットプロバイダサービスを提供するB社。同社では、朝のミーティング時にその日の退社時間を社員に宣言させるなどして、残業時間の抑制を図っています。週単位では、個人の業務を所属チームが把握し、チーム内で声をかけ合うことで退勤時間をマネジメントする取り組みも行われています。

業務のアウトソーシングでコア業務に集中

業務の一部を外部委託することで1日の平均残業時間を30分以内に抑えることに成功したのは、障害児保育事業などを展開するF社。ノンコア業務を減らし、社員一人ひとりが本来すべき仕事に集中することで生産性の向上を実現しています。

普段の業務を効率化する意識が大切

前項の事例からもわかるように、残業の削減にはいくつかの有効な手立てがあります。その一つが全社的なルールを徹底させること。残業時間の規定を設けるのはもちろんですが、ある時刻を経過したら社内を一斉に消灯するといった施策も有効です。また、どうしても残業や休日出勤が必要な場合は事前申請を義務付けると良いでしょう。

しかし、ただ単に深夜帯の勤務を禁止するだけでは、残業時間を減らす取り組みとしては不十分です。就業時間内に一定の業務を消化できるよう通常業務の見直し、効率化を図ることも大切。これがうまくいかないと、社員は退社後、自宅やカフェで作業を続行せざるを得なくなります。

また、前項でご紹介したF社のように、ノンコア業務を思い切ってアウトソーシングすることも業務効率化に役立ちます。いずれにせよ、残業を減らし、社員の働き方を確実に変えていくには、会社を挙げて業務を見直す姿勢が不可欠と言えるでしょう。

残業削減の具体策は「顧問」に相談を

残業時間の削減は一筋縄ではいきません。単に残業を禁止するだけでなく、ルールを定め、適切に運用していく必要があるからです。もちろん、残業が減った分、社員のモチベーションが下がらないよう残業代に代わる手当の支給も検討しなくてはならないでしょう。

こうして見ると、残業の削減には人事的な取り組みだけでなく、他の専門的知見が不可欠なことがわかります。上場企業の管理職経験者や現役経営者が多数登録している「顧問バンク」なら、人事や総務、営業、開発など様々なジャンルに精通した顧問と、スピーディーに出会えます。彼らなら豊かな経験とノウハウで、皆様の課題を解決に導いてくれることでしょう。

契約期間や内容は顧問との交渉次第なので、ノンコア業務のアウトソーシングを依頼することも可能です。残業時間削減のための業務改善でお困りなら、ぜひ、顧問バンクの活用をご検討ください。