コラム
働き方改革が叫ばれて久しい今日でも、長時間残業が常態化している企業は決して少なくありません。また、表面上は残業ゼロでも社員が仕事を自宅に持ち帰ったり、カフェなどで作業したりといったように悪しき慣習が残っているケースも。
こうした状況が続いていると「残業しなければ業務を回せない」と考えてしまいがちですが、時間当たりの生産性を上げることで、従来通りの業務量を消化することに成功している企業も増えています。ここでは、残業時間削減の手本となる施策をいくつか挙げながら、どうすれば残業を削減できるか、取り組みの方向性を述べていきます。
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目次
残業時間を削減する具体的な取り組みを紹介する前に、現在の残業時間に関する取り決めを解説します。働き方改革を推進するため2019年4月に改正労働基準法が施行され、残業時間に法的な上限が設けられました。2019年4月以前は、行政指導で月45時間・年360時間の上限が設けられているのみでした。法改正のポイントは以下の通りです。
【改正労働基準法のポイント】
上記に違反すると、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金を科される恐れがあります。残業時間の削減は待ったなしの取り組みなのです。
参考：厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署：時間外労働の上限規制わかりやすい解説
残業時間を削減しなければならないと考えているものの、実際には削減できないケースが少なくありません。長時間残業の背後には、どのような原因が潜んでいるのでしょうか。考えられる原因を紹介します。
長時間残業が発生している企業は、社員に能力以上の業務を任せている傾向があります。社員の能力を見極められていないことが主な原因といえるでしょう。あるいは社員の能力を全く考慮していないケースもあります。能力以上の業務を任せると、基本的に作業時間は長くなります。また、余裕をもって業務に取り組めないため、質・効率とも低下してしまいます。したがって残業時間が増えてしまうのです。
社員がコア業務に集中できず、結果的に残業時間が増えているケースも少なくありません。例えば、営業職が新規顧客の獲得や既存顧客への提案のほか、リード獲得、アポイント、書類作成などまで担当しているケースが該当します。コア業務を優先的に処理してからノンコア業務に取り掛かるため、必然的に労働時間は長くなります。周辺業務まで担当しなければならない理由のひとつが、慢性的な人手不足です。景気低迷の影響で業績が伸びない企業では、十分な人材を確保できないため業務の線引きが難しくなります。このような背景があり、残業時間が増えているケースもあるのです。
特定の従業員しか業務を行えない状況（＝仕事の属人化）も、残業時間を増やす要因になり得ます。特定の従業員に手順やノウハウなどを確認しつつ業務を進めなければならないからです。また、特定の従業員も問い合わせのたびに、仕事の手を止めなければなりません。双方の業務効率が低下するため、残業時間が増えてしまいます。
いい加減な勤怠管理も、残業時間の増加につながる恐れがあります。従業員の労働時間を正確に把握できないからです。どの従業員がどれくらい残業しているかわからないと、残業時間削減に向けた有効な対策を講じられません。例えば、特定の従業員に仕事が集中し続け、長時間残業が常態化することなどが考えられます。
社員間のコミュニケーション不足も、残業時間の増加につながることがあります。適切なタイミングで協力できないため、業務の効率が低下してしまうからです。例えば、1人では解決できない課題にぶつかったときに、周囲に助けを求められないと業務時間は長くなってしまいます。仕事内容・仕事量などを把握できないため、周囲も協力を申し出ることはできません。
「お客様は神様」といった日本的な価値観も、残業時間を増やす要因になっています。顧客の要望に完璧に応えなければならないと考えてしまうからです。それぞれの顧客の細かな要望に対応していると労働時間は長くなります。労働時間を削減したい場合は、優先順位を付けて対応することが重要といえるでしょう。
では、残業を減らすにはどのような対策、方法が有効なのでしょうか？ ここでは具体的な事例をいくつかご紹介します。
早くから20時から22時までの勤務を原則禁止、さらに深夜勤務も禁止しているのは国内有数の商社であるI社。夜間勤務や深夜勤務が必要な場合は事前申請が必要となります。一方で、早朝5時～8時までの勤務を推奨し、深夜勤務と同様の手当を支給。導入後はそれまで30％程度あった残業が5％程度まで減りました。
システムや業務フローを見直し、業務の効率化を実現したインターネットプロバイダサービスを提供するB社。同社では、朝のミーティング時にその日の退社時間を社員に宣言させるなどして、残業時間の抑制を図っています。週単位では、個人の業務を所属チームが把握し、チーム内で声をかけ合うことで退勤時間をマネジメントする取り組みも行われています。
業務の一部を外部委託することで1日の平均残業時間を30分以内に抑えることに成功したのは、障害児保育事業などを展開するF社。ノンコア業務を減らし、社員一人ひとりが本来すべき仕事に集中することで生産性の向上を実現しています。
総合商社のC社は、勤怠管理システムの導入により残業時間を減らすことに成功しています。成功のポイントは、社員の入退室時間の記録を確認することで、社員の労働時間を正確に把握できるようになったためです。これにより管理者が残業時間の長い社員に注意することや、業務の割り振りを見直すことができるようになりました。残業時間の見える化が問題解決の鍵になったといえるでしょう。
食品メーカーのT社は、ノー残業デーを設けることで残業時間の削減に成功しています。残業時間の削減につながった理由は、仕事を就業時間内に終わらせようとする空気が社内に生まれたからです。ノー残業デーの設定をきっかけに、業務効率を改善する取り組みが行われました。また、部署単位でノー残業デーを設定したことも、成功のポイントと考えられます。部署単位で設定した理由は、部署により忙しいタイミングは異なるからです。一律で設定するとノー残業デー以外の残業が増える恐れがあるため、実際の業務量に合わせてノー残業デーを設定しました。社員が納得できる制度設計だったため、前向きな空気が生まれたのでしょう。
金属加工を本業とするG社は、属人化した作業を標準化することで残業時間を削減しています。具体的には、担当者が作業の手順やノウハウをまとめた作業標準書を作成し、社員間で共有することで標準化を行っています。残業時間の削減につながった理由は、誰でも同じ作業を行えるようになり業務効率が改善したからです。現在では作業標準書を見直し、さらなる業務の効率化を図っています。
前項の事例からもわかるように、残業の削減にはいくつかの有効な手立てがあります。その一つが全社的なルールを徹底させること。残業時間の規定を設けるのはもちろんですが、ある時刻を経過したら社内を一斉に消灯するといった施策も有効です。また、どうしても残業や休日出勤が必要な場合は事前申請を義務付けると良いでしょう。
しかし、ただ単に深夜帯の勤務を禁止するだけでは、残業時間を減らす取り組みとしては不十分です。就業時間内に一定の業務を消化できるよう通常業務の見直し、効率化を図ることも大切。これがうまくいかないと、社員は退社後、自宅やカフェで作業を続行せざるを得なくなります。
また、前項でご紹介したF社のように、ノンコア業務を思い切ってアウトソーシングすることも業務効率化に役立ちます。いずれにせよ、残業を減らし、社員の働き方を確実に変えていくには、会社を挙げて業務を見直す姿勢が不可欠と言えるでしょう。
残業時間の削減は一筋縄ではいきません。単に残業を禁止するだけでなく、ルールを定め、適切に運用していく必要があるからです。もちろん、残業が減った分、社員のモチベーションが下がらないよう残業代に代わる手当の支給も検討しなくてはならないでしょう。
こうして見ると、残業の削減には人事的な取り組みだけでなく、他の専門的知見が不可欠なことがわかります。上場企業の管理職経験者や現役経営者が多数登録している「顧問バンク」なら、人事や総務、営業、開発など様々なジャンルに精通した顧問と、スピーディーに出会えます。彼らなら豊かな経験とノウハウで、皆様の課題を解決に導いてくれることでしょう。
契約期間や内容は顧問との交渉次第なので、ノンコア業務のアウトソーシングを依頼することも可能です。残業時間削減のための業務改善でお困りなら、ぜひ、顧問バンクの活用をご検討ください。
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