コラム
生産性の向上は多くの企業に共通する課題であるものの、具体的に何を改善すれば良いのかわからないと悩んでいる経営者やプロジェクトリーダーも少なくないでしょう。また、「生産性の向上」と似た意味を持つ言葉に「業務効率化」がありますが、ただやみくもに業務を効率化するだけでは「生産性」の向上まで期待できないのが現実です。
そこで今回は、重要な経営課題でもある生産性向上を実現するためにはどのような方法が有効か、具体例を出しながら解説していきます。
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目次
「生産性の向上」と「業務効率化」は似た意味として捉えられることも多く、両者を混同している方も少なくありません。生産性向上は「同じリソースのなかでより高い成果を出す」という意味ですが、業務効率化は「同じ作業を少ない人員もしくは短時間で完結すること」を指します。
そのため、「業務効率化によって生産性が向上した」ということはあっても、「業務を効率化できたから生産性も向上する」とは限りません。あくまでも業務効率化は生産性向上のための手段に過ぎないということを覚えておきましょう。
生産性を阻害する要因はいくつも考えられますが、どんなプロジェクトでも以下の3つを整理するだけでいくらか生産性の向上が期待できます。限られたリソースで高い成果を出すために、以下の3つを実践しましょう。
生産性向上に向けて業務効率化を図るためには、まず現状を知ることから始める必要があります。会社によっては「どの部署がどのような業務をしているのかわからない」「同じ部署なのに誰が何の業務をしているのか知らない」というケースもあるでしょう。
まずは会社や部署全体の業務を精査し、具体的にどのような業務を行っているのかを「見える化」することが重要です。そうすることで、各工程で重複する作業を一本化したり意味のない業務を削減したりでき、効率化の方法が自然と見えてきます。
生産性を向上させるための「業務効率化」を実現する代表的な存在が、ITツールです。一口にITツールと言っても、コミュニケーションを効率化するチャットツールやタスク管理ツール、労務管理を効率化するクラウドシステムなど様々な種類があります。
もちろん、例に挙げたもの以外にも生産性向上につながるITツールは多数存在しています。煩雑で時間がかかる作業や管理をそれらのITツールに任せ、1人あたりのリソースを有効活用できれば、よりコアで価値のある業務に集中できるようになります。
会社や部署単位で生産性を向上させるには、個々がスキルを磨くことも重要です。基本的なPCスキルや職種ごとの専門スキルはもちろん、円滑に仕事をするうえで欠かせないコミュニケーションスキルやマネジメントスキルなど、それぞれの役割に応じて求められるスキルを全体的に底上げしなければなりません。
本人にとっては多少ハードルが高そうな業務でも、あえて挑戦させることで成長につながるケースもあります。また、本人の意向次第で希望する職種・部署に異動させたり、新規事業を担当させたりすることもスキルアップの面では有効です。
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生産性向上のために「業務の見える化」や「ITツールの導入」が有効とわかっていたとしても、具体的に、どのような業務にメスを入れるべきかわからないという方もいるでしょう。ここからは、企業で実際に行われた業務効率化の手立てと、それにより生産性がどのように向上したかをご紹介します。
顧客から様々な問い合わせを受ける大手通信事業者のコールセンターでは、「AIによるチャットボット」を採用して生産性を向上させた事例があります。チャットボットとは、よくある質問やそれに対する回答をAIが学習し、質問に対する最適な返答を自動で導き出すロボットのこと。料金の問い合わせや解約の方法など、日常的に質問を受ける頻度が高い内容については、従業員ではなくチャットボットで対応可能です。
コールセンターのスタッフが対応するのは、チャットボットで答えられない質問のみ。これによってコールセンターのスタッフは、より複雑な案内に時間を割くことができるようになりました。チャットボットの導入によってスタッフの長時間労働も改善され、しっかり休みがとれるようになったことで職場環境への満足度も高まったようです。
経費精算や給与計算など、会社を経営していくうえで様々なルーチンワークが発生します。これらはいずれも重要度が高く、不可欠な業務ではありますが、必ずしも「社内の人間でなければ対応できない業務」というわけではありません。
インターネット上で社外の人材に作業を依頼する「オンラインアシスタント」を活用してこれらの業務を外注化し、スタッフの生産性を向上させた事例も数多くあります。会社に利益を生み出す「生産」に直結しない業務は、社外にアウトソースすることを考えましょう。
生産性の向上を実現するための方法は一つではありません。そのため、ベストな方法を見つけられない（選べない）経営者の方も多いと思います。まずは自社の業務で何がボトルネックになっているのか、現状を分析したうえで対策を講じることが重要です。
そこで検討したいのが、顧問やアドバイザーの活用です。様々な企業で経験を積んできた人材を顧問として受け入れることで、社内にはなかった豊富なノウハウや人脈を自社の事業や重要プロジェクトに使うことができます。
顧問バンクには生産性向上に寄与できる多くの人材が登録しており、業種や会社規模に合わせて最適な顧問人材を見つけることが可能です。契約内容は顧問本人とのやり取りで柔軟に調整できるので、「ブレーン」として活用することも「作業者」として活用することもできます。
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