コラム
会社の代表的なバックオフィス業務として挙げられる経理業務。細かく専門的なスキルも要求されることから、多くの企業は経理専門の従業員を雇い入れています。しかし、会社を立ち上げたばかりのスタートアップ企業やベンチャー企業の中には、そのような人材を雇う余裕がないところもあるでしょう。
そこでおすすめなのが、企業活動から経理業務だけを切り出して専門知識を持つ人材に外注する方法です。今回の記事では、経理業務のアウトソーシングについて、依頼する際のポイントを解説します。経理業務を外注するメリットや、外注費の相場などを詳しく見ていきましょう。
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目次
専門的なスキルを有する人材がいないと、経理業務を行うことは難しくなります。経理業務には様々なスキルが求められるからです。欠かせないスキルとして以下の3つが挙げられます。
【経理業務に欠かせないスキル】
? 簿記
? パソコンスキル
? コミュニケーションスキル
それぞれについて解説します。
経理業務に欠かせないスキルのひとつが簿記です。
簿記を簡単に説明すると、毎日の経営活動を記録あるいは整理して経営状況や財政状況を示す技能といえます。経理業務に簿記が必要な理由は、一般企業では基本的に複式簿記を用いているからといえるでしょう。
簿記の知識がなければ、日々の業務を円滑に進めることはできません。
例えば入出金伝票は、複式簿記の知識を用いて作成します。見様見真似で作成できないこともありませんが、複式簿記の知識がなければトラブルに対応できません。
また簿記とは無関係に思える税務申告などの業務も、簿記の知識を活用します。このことは税理士試験に簿記論があることを考えればわかります。経理業務の基礎知識といえるため、簿記は欠かせないスキルと考えられるのです。
パソコンスキルも経理業務に欠かせない技能といえるでしょう。
ほとんどの企業が、パソコンを使って経理業務を行っているからです。特にExcelをはじめとする表計算ソフトの技能は欠かせません。表計算ソフトを帳簿に使ったり、データ集計に使ったりすることが多いからです。
企業によっては高度な関数の知識が求められることもあります。会計ソフトに関しては対応力が求められるといえるでしょう。企業ごとに導入している会計ソフトが異なり、カスタマイズを施していることもあるからです。
したがって基礎的なパソコンスキルが必須となります。以上のほかでは資料作成スキルも求められます。経営者層に経営状況や財政状況をわかりやすく説明する必要があるからです。経営者層に経理などの知識がなくても、理解できるように資料を作ることが求められます。パソコンスキルも経理業務と密接に結びついています。
やや意外かもしれませんが、コミュニケーションスキルも経理業務に欠かせません。
チームで経理業務を行うケースが多くなっているからです。また経営者や他部署のスタッフと意思疎通を図る必要もあります。
例えば経営者に現在の経営状況を説明する、営業部門のスタッフと請求書の受け渡しを行うなどが考えられます。
コミュニケーションスキルが不足していると、円滑に経理業務を行えません。このことからもコミュニケーションスキルも欠かせないと考えられるのです。
経理業務の外注にはさまざまなメリットがありますが、中でも大きいのが「本業に集中できる」「コストの削減」「専門的なスキルを有した人材を確保できる」の3点です。
経理業務には従業員の給与計算や取引先への請求書発行などに加え、税務申告や年末調整などの業務も含まれます。その他にも細かな業務があり、これらを想定すると経理業務専門に従業員を配置しなければなりません。しかし、自社の貴重な人材は本業に集中させ、できるだけ早く事業を安定化させたいと考える経営者は多いもの。
そこで妙案となるのが、経理業務の外注化です。経理専門スキルをもった人材に経理業務を外注すると、自社社員は本来担当する業務で生産性を上げられ、人的なリソースを有効活用できます。
経理業務のみをスポット的に外注するため、必要最低限の人件費で経理業務を回すことが可能です。人件費はもちろん、教育コスト、採用コストなど、間接的な人件費の削減にもつながります。
専門的なスキルを持つ人材や企業に外注すると、依頼単価も高額になるのではないかと懸念する経営者も多いでしょう。しかし、経理に不慣れな従業員が長時間をかけて作業するよりも、外注やアウトソーシングを活用したほうが短時間で高品質の作業が達成でき、結果的にコスト削減につながるケースがほとんどです。
「簿記」「パソコンスキル」「コミュニケーションスキル」を備えた人材を確保できる点も、経理業務を外注するメリットです。優秀な人材を育てづらい、あるいは確保しづらいスタートアップ企業などであっても、経理業務に精通したスタッフを確保できます。採用活動、人材育成のコストは基本的にかかりません（※外注コストはかかります）。育てたスタッフの退職や休職に備えなくて良い点も魅力です。外注業者には経理のプロが多数在籍しているため、退職・休職などが発生すると代わりのスタッフが業務を引き継いでくれます。ニーズとマッチすれば、メリットの大きなサービスといえるでしょう。
経理業務の外注にはデメリットもあります。利用前から利用後まで、影響が及ぶ点に注意が必要です。代表的なデメリットとして、以下の3点が挙げられます。
経理業務を外注すると、多くのケースで業務をマニュアル化して外注業者と共有することが求められます。
独自性の高いやり方だと、外注業者が対応できないからです。作業効率を高めるため、業務のマニュアル化と共有は必須の取り組みといえます。
マニュアルが存在しない場合、マニュアル作成から始めなければなりません。一時的に負担が増す可能性がある点は押さえておきたいポイントといえるでしょう。
また経理業務を外注すると、外注業者の管理、マニュアルの見直しなどの業務が発生する点にも注意が必要です。ちなみにコストは割高になりますが、マニュアル作成は外注業者に任せることもできます。
柔軟性にやや欠ける点も、外注のデメリットです。
経理業務の外注は、大きく業務請負型と業務委託型に分かれます。業務請負型は対応範囲が決まっているため、契約外の業務を割り振っても基本的に対応してくれません。
スケジュールも決まっているため、業務を前倒しで行うなどの対応も難しくなります。業務委託型は比較的柔軟に対応してくれますが、それでも社員とまったく同じようにとはいきません。できること、できないことを理解したうえで、利用することが重要といえるでしょう。
外注を利用すると、社内に経理業務のノウハウが蓄積しません。
また、経理担当のスタッフを育てることも難しくなります。あたり前のことですが、経理業務を外注先のスタッフが行うことになるからです。経理業務全般を依頼すると、外注から抜け出せなくなる恐れがあります。いずれは自社内で経理業務を行いたいと考えている場合は、外注先と相談しつつ業務の分担を検討するとよいでしょう。外注業者が獲得したノウハウを、マニュアルに記載してもらう仕組みを作ることもおすすめです。
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経理業務外注の成否は、業者選びにかかっています。続いて、外注業者を選ぶときに意識したいポイントを紹介します。
経理業務を外注する前に、理解しておきたいのが外注業者のタイプです。経理業務外注業者は、大きく以下の3タイプに分かれます。
【経理業務外注業者の種類】
自社との相性を考えて選ぶ必要があります。それぞれの特徴は次の通りです。
税理士が運営している事務所です。税務・会計の専門家が経理業務を代行するため、正確性は非常に高いと考えられています。必要に応じて、税金に関する相談を行える点も魅力です。ただし、外注コストはやや割高であることが少なくありません。
経理業務の外注を専門的に請け負っている業者です。具体的な業務内容は業者により異なりますが、記帳業務など、事務作業を中心に請け負っている業者が多いといえます。外注コストは、他の種類に比べると割安な傾向があります。
インターネットを活用して、経理業務をはじめとする様々な業務を請け負っている業者です。月額料金制を採用している業者が多い点、経理業務以外にも人事、総務、マーケティングなど様々な業務を依頼できる点が魅力です。ただし、利用にはインターネット環境が必要になります。
経理外注業者を選ぶときは、信頼性も確認しなければなりません。お金に関わる業務を任せるからです。信頼性は業者・スタッフの実績・経験をもとに評価できます。また、下請け業者の存在も確認しておきたいポイントです。できる限り実績豊富な外注業者・スタッフを選びましょう。
情報漏洩対策についても、確認が必要といえるでしょう。売上などの重要なデータを、外注業者に預けることになるからです。情報漏洩対策は、ハード面だけでなくソフト面からも考える必要があります。環境面が整っていることはもちろん、スタッフ教育が行き届いていることも確認しておかなければなりません。秘密保持契約は必須と考えましょう。
経理業務を外注する場合は会計事務所や経理のアウトソーシングの専門業者などに依頼するケースが一般的です。費用の相場は業務範囲や業務のボリュームによって大きく異なるため、自社の規模に合う外注先を選定しましょう。
例えば毎月の記帳や給与計算は自社で行い、年に1回の決算書作成のみを依頼するのであれば、5万円程度が相場となります。もちろん、企業の規模や売上高によっても相場は変動するため、あくまでもこの金額は目安として考える必要があります。
記帳代行まで依頼するのであれば、仕訳数によって費用が変動します。取引量が少なく、月に100以下の仕訳数であれば月額で1万円程度、それ以上の仕訳数になると量に応じて高額になるでしょう。また、給与計算の費用は社員数に比例することが多く、1社員あたり1,000円程度が相場となっています。
このような業務は必要に応じてスポット的に外注することもできますが、顧問契約を結べば月々の作業をまとめて依頼することが可能です。顧問契約の内容も会社や売上の規模によって変動することが多いですが、中小企業であれば数万円程度から請け負ってくれるケースもあります。
経理業務を委託する場合は、任せる経理顧問が対応可能な業務範囲をしっかりと押さえておきましょう。給与計算や記帳代行そのものが可能であっても、あまりにも大きい規模の経理作業は対応が難しかったり、別途見積もりとなったりするケースが少なくありません。どの作業をどの程度のボリュームまで対応できるのか、事前にしっかりと相談しておくことが重要です。
ちなみに、スキルや実務経験がある人材なら誰でも経理顧問を務めることが可能です。大企業の経理経験者や、財務を管轄してきた部署出身の人材であれば中小企業・ベンチャー企業・スタートアップ企業などの経理業務に対応できるケースも多く、実際にそうした企業の経理顧問として活躍したいと考える人材もいます。
顧問にはスキルやノウハウを活かしたアドバイスだけでなく、プレーヤーとしての役割を求めることもできます。臨機応変な対応を求めたい場合は、経理顧問として招き入れるのも有効な方法ではないでしょうか。
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経理の外注化にともない顧問契約も検討している場合は、ぜひ一度「顧問バンク」へご相談ください。さまざまな企業の管理部門で活躍してきた人材が豊富に登録しており、中には経理や財務部門の出身者も含まれています。
基本的な経理業務の遂行はもちろん、経理部門の体制構築やガバナンス強化、財務基盤の強化に対してアドバイスを提供することも可能です。同時に管理部門の人材育成にも力を発揮できるため、経営の安定化にも貢献してくれるでしょう。
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