コラム
深刻な人材不足が続き、多くの企業で優秀な人材の確保が課題となっています。そんな中ニーズが高まっているのが、採用活動の代行やアウトソーシングです。現に人材関連ビジネスの市場規模は年々拡大しており、各社が採用効率化に乗り出しているのが見てとれます。
自社に人材採用のノウハウがあれば問題ありませんが、中小企業やベンチャー企業、スタートアップ企業などの場合は十分なノウハウがなく、頭を悩ませているケースも。採用にかかわる業務を一括でアウトソースできれば、ビジネス全体に好影響を与えられる可能性も大いにあります。
そこで今回の記事では、採用代行や採用のアウトソーシングを活用する際のメリット・デメリットを中心に詳しくご紹介します。
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目次
採用代行・採用アウトソーシングは、自社に代わり外部企業が採用業務を行ってくれるサービスです。RPO（Recruitment Process Outsourcing）と呼ばれることもあります。採用代行・採用アウトソーシングが多くの企業から注目を集めている主な理由は以下の2つです。
【注目を集めている理由】
それぞれについて簡単に説明します。
売り手市場が続く中、採用活動は長期化している傾向があります。1人の求職者が複数の企業から内定を獲得して、内定を辞退するケースが増えているからです。内定を辞退されると、企業は採用活動を続けなくてはなりません。採用担当者の負担が増しているため、業務を効率化できる採用代行・採用アウトソーシングに注目が集まっているのです。
以前に比べると、採用手法も多様化している傾向があります。求職者に合わせて、紙媒体の求人広告、Webメディア媒体の求人広告のほか、職業紹介サービス、オンライン採用、リファラル採用などが活用されています。採用手法の多様化により、採用担当者の負担は増大しているといえるでしょう。採用担当者が重要な業務に集中するため、採用代行・採用アウトソーシングに注目が集まっている側面もあります。
採用代行・採用アウトソーシングは、具体的にどのような業務を代行してくれるのでしょうか。サービス内容を紹介します。
採用計画の立案、求人媒体の選択、求人票の作成、スカウトメールの送信などの代行を通して、母集団を形成してくれます。ここでいう母集団は、自社に興味をもっている求職者の集まりです。優秀な採用代行・採用アウトソーシング業者は、自社の採用ターゲットにマッチした母集団を形成してくれます。
求人広告などを介して応募してきた求職者の管理も代行してくれます。具体的には、エントリーに対する対応、電話連絡、メール連絡などを行ってくれます。誰でも行える作業が中心なので、応募者の管理は採用代行・採用アウトソーシングを依頼しやすい業務といえるでしょう。
面接業務・採用業務を任せることも可能です。例えば、面接マニュアルの作成、面接官のトレーニングのほか、人事経験者に面接官として参加してもらうこと、選考に加わってもらうことなどができます。自社スタッフの経験・能力が不足している場合や第三者の意見を活用したい場合などに利用されています。
内定辞退を防ぐ内定者フォローも代行が可能です。具体的には、内定者懇親会の企画と実施、入社前研修の企画と実施、入社手続きなどを代行してくれます。経験豊富な採用代行・採用アウトソーシング業者のノウハウを活かせる点が魅力です。
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採用代行・採用アウトソーシング業者を選ぶときは、次のポイントに注意しましょう。
採用代行・採用アウトソーシング業者の業務範囲はさまざまです。採用活動全般に対応している業者、応募者の管理など採用活動の一部だけに対応している業者などがあります。したがって、自社のニーズにマッチした採用代行・採用アウトソーシング業者を選ばなければなりません。
採用代行・採用アウトソーシング業者は、大きく以下の2種類に分かれます。
【採用代行・採用アウトソーシング業者の種類】
前者の場合は、自社で代行してほしい業務を指示する必要があります。後者は提案から行ってくれるため、業務を指示する必要は基本的にありません。自社の能力に合わせて選ぶとよいでしょう。
連携の取りやすさも確認しておきたいポイントといえます。連携を取りづらいと、認識のずれが生じやすいからです。認識のずれが生じると、希望通りの採用活動を行えません。基本的には、自社が使用している連絡手段に対応していれば、連携を取りやすいと考えられます。不測の事態に備えて、対応時間を確認しておくことも重要です。
実績もチェックしておきたいポイントとして挙げられます。採用代行・採用アウトソーシングは、どのような企業でも参入できるからです。近年の採用活動は競争が激しくなっているため、知識・経験が不足していると期待した結果を得られない可能性が高くなります。公式サイトなどで実績を確認したうえで、利用するサービスを決定しましょう。
採用代行・採用アウトソーシングの代表的なメリットは以下の通りです。
【代表的なメリット】
採用業務を効率化して業績を向上させられる可能性があります。それぞれのメリットについて解説します。
採用活動を経営者などが兼務している場合は、採用代行・採用アウトソーシングを活用することで本業に集中できます。採用業務の負担が大きく減るからです。また、採用担当者を置いている場合は、コア業務に集中しやすくなります。採用活動におけるコア業務とは、説明会の企画、評価シートの作成、面接、選考など、採用と直接かかわりのある業務です。重要な業務に時間を割けるため、採用活動の質が高まります。
採用代行・採用アウトソーシングを活用すると、優秀な人材を確保しやすくなります。プロのノウハウを自社の採用活動に活かせるうえ、求職者への対応もスムーズになるからです。ただし、すべての採用代行・採用アウトソーシング業者が同じようにノウハウを蓄積しているわけではありません。基本的には、実績豊富な業者ほど、優れたノウハウを蓄積していると考えられます。
採用代行・採用アウトソーシングは、数名程度から100名以上の採用活動まで柔軟に対応可能です。利用すれば、新たに採用担当者を確保する、あるいは自社スタッフに採用業務を兼務させる必要などはありません。したがって、採用活動のコストを抑えたり、業務効率を高めたりできる可能性があります。
採用代行・採用アウトソーシングを活用すれば、採用活動のスピードがアップします。採用担当者を確保して育成する必要がなくなるからです。突然の退職などにも迅速に対応できます。採用代行・採用アウトソーシングは、空いてしまった穴を今すぐ埋めたいときに最適です。
採用代行・採用アウトソーシングには、デメリットもあります。代表的なデメリットは以下の3点です。
【代表的なデメリット】
計画的に利用するべきサービスといえるでしょう。それぞれのデメリットについて解説します。
採用代行・採用アウトソーシングを利用すると委託コストが発生します。具体的な金額はケースで異なりますが、利用しない場合よりもコスト増になることが多いといえるでしょう。ただし、すべてのケースでコスト増になるわけではありません。委託コストは、採用活動に関連する人件費などと比較して評価することが重要です。新たに採用担当者を雇う場合などでは、採用代行・採用アウトソーシングを利用するほうがコスト減になることもあります。
採用代行・採用アウトソーシングを利用すると、自社に採用に関するノウハウが蓄積されにくくなります。採用活動の全部または一部を委託することになるからです。将来的に自社で採用活動を行いたい場合は、依頼する業務を選別して自社の経験値を増やしていく必要があります。
採用代行・採用アウトソーシングでは、委託先との連携が欠かせません。連携が不足すると、自社の方針を採用活動に反映させにくくなるからです。結果として、希望する人材を確保できない、採用活動をスムーズに進められないなどのトラブルが発生しやすくなります。自社だけで採用活動を行う場合とは異なる手間がかかる点に注意が必要です。
採用代行やアウトソーシングに依頼する場合、料金は業務内容や募集人員によって大きく異なります。そのため、一概に具体的な費用相場を算出することは難しく、個別に見積もりをとって判断しなければなりません。採用代行業者への依頼は、自社で採用リソースを確保する場合のコストと比較して検討する必要があるでしょう。
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採用代行やアウトソーシングを利用すれば、人事のプロが効率的に採用活動を行ってくれます。しかし、自社に採用ノウハウが蓄積しづらいデメリットがあることも事実です。
そこでおすすめなのが、採用活動を代行業者に丸投げすることにコストを割くのではなく、人材採用に関わる顧問を招き入れることにコストを使い、自社の採用ノウハウを強化していくという選択肢です。「顧問」とは、特定の業務に関する高い知見と経験を活かし、実務はもちろんアドバイスや提案も行ってくれる人材のこと。採用活動に詳しい顧問がいれば、顧問から採用活動のサポートを受け効率的に採用活動を進めながら、社内にもノウハウを蓄えられます。実務から人材教育までトータルに相談できる顧問は、採用業務に関するノウハウが少ない企業にとって頼れる存在となるでしょう。
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