コラム
働き方改革の一環として、働く場所にとらわれないテレワークという働き方が注目を集めています。テレワークは大規模災害などの影響を受け、長期にわたって職場への通勤が困難になった場合の対応策としても優秀で、企業活動をストップさせないためのリスク管理としても導入を進めたい取り組みです。
しかし、テレワークを導入するにあたっては設備や制度を整える必要があり、課題を感じている経営者も多いはず。そこで今回は、テレワークを導入前によくある課題とその解決策の事例をご紹介します。
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目次
テレワークとは、1970年代にアメリカで初めて開始されたもので、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を指します。近年では、PCやタブレット端末などのハード面と、チャットツールやテレビ会議などのソフト面の両方が著しく進歩したことで、日本でも従業員のテレワークを推進する企業が急速に増加しました。総務省の平成29年通信利用動向調査によると、日本の企業におけるテレワークの導入率は13.9％となっています。
2013年に閣議決定された「世界最先端IT国家創造宣言」のなかには、「多様で柔軟な働き方が選択できる社会を実現するとともに、テレワークを社会全体へと波及させる取組を進める」という記述があります。テレワークの推進は現在も政府主導で進められている最中であり、厚生労働省は「時間外労働等改善助成金」の支給で、中小企業のテレワーク施策を支援しています（後ほど詳しく解説）。
テレワークは、妊娠・育児・介護などの理由や、病気やケガなどにより通勤が困難な人はもちろん、営業やSE、サポートサービスなどの顧客対応業務の人にも適した働き方です。労働生産性や働きやすさの向上に役立つ一方で、企業にとっては課題もあります。
テレワーク導入における最大のメリットは、労働者のワークライフバランスが改善されるという点です。通勤時間がなくなる、もしくは大幅に短縮されることによって、仕事以外にかけられる時間を捻出しやすくなります。特に都心部へ通勤するために片道1時間以上をかけている労働者の場合、毎日2時間以上の時間を趣味や習い事などプライベートに回すことが可能になるのです。
さらに通勤の負荷が減ることで、交通渋滞や電車の遅延など、社会インフラの課題解決にもつなげられます。
メリットがある一方で、テレワークには課題も存在します。まず、労働者同士の距離が物理的に離れることによって、コミュニケーション頻度が減ってしまう恐れがあることです。特にメールと電話を主なコミュニケーション手段としている場合は、相談や報告がしづらい環境が生まれてしまうでしょう。
また、労働環境が突然変わることで、なかなか仕事モードに入りづらく集中できないという人も少なくありません。仕事とプライベートの切り替えも曖昧になるため、明確なルール作りを行わないままテレワークを開始してしまうと、労務管理も適切に運用されなくなってしまうリスクがあります。
このように、テレワークの導入にあたっては様々な課題があります。導入前にしっかりと準備を整えないと、かえってパフォーマンスが落ちてしまうことになるでしょう。
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テレワーク導入に向けてまず着手しなければならないのは、労務管理と業務に必要な情報ツールの準備です。労務管理にあたっては、クラウド上で勤怠管理できるツールが便利。個人のPCやスマートフォンからログインし、勤務開始と終了を打刻するなど、仕事にかかった時間を可視化しましょう。
情報ツールについては、コミュニケーションや業務プロセスを考慮して検討する必要があります。最近多くなっているのはメールの代わりにチャットツールを導入するケースです。短文で気軽にやり取りできるほか、部署やプロジェクトごとにグループを設定することも簡単なため、コミュニケーションロスを防げます。
また、業務に必要なファイルを共有するためにはクラウド上でファイルを共有できるストレージサービスが便利です。また、ミーティングを行う際にはSkypeなどのビデオチャットツールを活用しても良いでしょう。
「テレワークを推進しようにも予算がない」そんなときに頼りになるのが、厚生労働省が支給する「時間外労働等改善助成金」です。これは中小企業事業主に対して、テレワークの実施に要した費用の一部を助成するもので、業種によって異なる「資本または出資額」「常時雇用する労働者」の基準を満たせば、1企業当たり最大150万円の助成が受けられます。
支給対象となる取り組みは、テレワーク用通信機器の導入・運用（パソコン、タブレット、スマートフォンは支給対象外）、クラウドサービスの導入、保守サポートの導入、外部専門家によるコンサルティングなど多岐にわたるので、ぜひ利用を検討しましょう。
ただし、支給対象となる取り組みにはあらかじめ目標を設定する必要があり、その達成状況に応じて助成金の額は変動します。詳しくは厚生労働省のホームページで確認しましょう。
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テレワークを導入するにあたっては、労務管理方法と情報通信システム・機器の準備、そしてテレワーカーの執務環境の3つを整備する必要があります。もし社内の人材だけでは知識やノウハウが不足していると感じるなら、「顧問バンク」の顧問にご相談ください。
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